Riunioni smart working: come organizzarle al meglio

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riunioni smart working

Di smart working ne avevamo parlato un paio di mesi fa, in piena crisi pandemica, quando l’unica cosa che vedevamo erano le mura domestiche e dovevamo lavorare secondo una modalità il cui nome appare molto trendy solo nel pronunciarlo, ma che nella sostanza non abbiamo ancora ben compreso. Smart working, telelavoro, lavoro da remoto, checché se ne dica, nel marasma delle nuove forme digitali è necessario avere delle regole. La ragione è produrre in maniera ottimale, altrimenti si rischia uno stress da iper connessione. Vediamo come si organizzano riunioni smart working.

Riunioni Smart Working: l’organizzazione 

Ora, anche se qualcuno inizia a tornare in ufficio, continua lo smart working per migliaia d’italiani che devono adattarsi a nuovi paradigmi informatici i quali investiranno le imprese alla fine dell’emergenza sanitaria. Uno degli effetti dello smart working è stata la diminuzione dei viaggi di lavoro, di conseguenza si è reso doveroso riorganizzare le riunioni. Il “meeting management”, la gestione in altre parole dei processi di riunione, rappresenta un metro di giudizio importante per il benessere dei dipendenti e delle imprese.

Ma come organizzare, dunque, riunioni efficaci?

La tecnologia mette a disposizione software dedicati al Meeting Management, utili per un’ottimizzazione di tutto il processo prima, durante e dopo l’incontro. A prescindere, però, dai progressi digitali, va detto che le riunioni sono sempre state considerate una perdita di tempo in grado di apportare confusione e caos e d’incidere negativamente sull’equilibrio vita privata/lavoro anche prima del Covid-19. Ritardi, lunghe discussioni, ordini del giorno poco chiari, materiale cartaceo insufficiente, tutti aspetti che anche in epoca pre-lockdown facevano salire il costo delle riunioni deficitarie a 32 miliardi l’anno.

Le aziende hanno bisogno, quindi, di modificare alcuni accorgimenti salva/tempo gestibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Basta riunioni affollate e ad alto rischio di dispersione e via libera a ordini del giorno suddivisi per argomenti. Il tempo poi da dedicare a ogni tema andrebbe deciso in fase preliminare e rispettato. Scontato dire che sia obbligatoria la puntualità sia per l’inizio che per la chiusura. Si tratta di tutti principi applicabili da ciascun partecipante e che lo rendono autonomo nella propria gestione del tempo.

Ma vediamo nello specifico 4 consigli per rendere efficaci le riunioni in smart working:

riunioni smart working

  • Audio di alta qualità.

E’ consigliabile dotarsi di cuffie con tecnologia Active Noise Cancelling (ANC) per bloccare il rumore di fondo, affinché i membri possano rimanere concentrati sul meeting.

  • Creare maggiore coinvolgimento durante i meeting online.

E’ fondamentale organizzare riunioni basate sulla collaborazione fra tutti i dipendenti, dove ognuno è in grado di rivedere documenti, schermate in tempo reale e lavorare su idee di gruppo.

  • Affidarsi a tecnologie di facile integrazione.

E’ necessario assicurarsi che la propria piattaforma s’integri con tutta la gamma di tecnologie di unified communications e collaboration (UCC).

  • Importanza della qualità video.

E’ basilare che i lavori da remoto, le huddle rooms e i piccoli spazi degli uffici siano provvisti di telecamere business-class. Sui laptop, invece, è meglio modificare la bassa risoluzione preimpostata. Per l’impostazione della videocamera installata nell’huddle room, si devono attivare funzioni come il tracciamento automatico degli interlocutori, che riconosce chi sta parlando. In questo modo gli iscritti sono coinvolti nel meeting da remoto e avranno la sensazione di essere nella stessa stanza. Un modo agevole per trasformare le riunioni in smart working in occasioni di confronto profittevole.

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